A inexistência de uma Política de Gestão de Viagens (PGV) nas instituições tem provocado diversos constrangimentos, nomeadamente riscos mal calculados, reservas feitas à última hora, custos acima do orçamento e falhas na comunicação entre as áreas envolvidas no processo documental das deslocações. O alerta foi feito por Valéria Serra, docente e especialista em secretariado para alta direcção.

Valéria Serra prestou esta informação durante a sua prelecção subordinada ao tema “Introdução ao Planeamento de Viagens Corporativas”, no 1.º workshop sobre Planeamento e Gestão de Viagens Corporativas, que decorreu no Hotel Diamante.

Na ocasião, a responsável defendeu a necessidade de as instituições adoptarem uma Política de Gestão de Viagens. Segundo ela, a PGV é um documento orientador que reúne directrizes sobre o processo de viagem, incluindo regras de tramitação documental, comportamentos dos profissionais antes, durante e após a deslocação, bem como medidas de segurança.

“Quando falamos de política de viagem, não nos referimos apenas à definição de regras, mas ao asseguramento de que o passageiro chegue ao seu destino e retorne em segurança. A existência deste documento salvaguarda tanto o profissional que trata do expediente como o colaborador, face a qualquer imprevisto que possa ocorrer”, sublinhou.

De acordo com a especialista, a ausência deste instrumento transforma-se numa fonte de desperdício e de estresse, gerando desorganização, reservas extemporâneas, riscos mal avaliados, custos elevados e, em muitos casos, a inexistência de relatórios pós-viagem.

Para Denílson Gourgel, técnico do Gabinete de Comunicação Institucional e Imprensa, encontros do género são importantes porque permitem a troca de experiências entre instituições e a aquisição de conhecimentos úteis para a rotina profissional.

“Foi uma experiência enriquecedora, já que nos permitiu compreender melhor a importância da implementação da PGV, documento que ainda não está em vigor na instituição”, afirmou.

Santos Moniz, docente e especialista em secretariado executivo, mentor do “Projecto Incentivar e Cultivar (PIC)” e responsável pela organização do workshop, explicou que o objectivo do certame foi actualizar habilidades e competências dos profissionais da área de secretariado e dos técnicos que actuam nos processos de viagens.

Durante três dias de imersão, mais de 45 participantes, provenientes de cinco empresas dos sectores público e privado, receberam formação em técnicas de planeamento e organização de viagens, informações actualizadas sobre viagens corporativas e orientações sobre a importância da organização e da agilidade nos processos de deslocação profissional.